CMO-Support
Das Change Management Office (CMO): Herzstück erfolgreicher Transformationen
Kontaktaufnahme
Wenn Sie als Führungskraft entweder aufgrund ihrer Position innerhalb des Unternehmens für die operative Umsetzung von Change Prozessen verantwortlich sind oder aus eigenem Antrieb entsprechende Initiativen ergreifen wollen, sollten Sie den dafür notwendigen strukturellen Grundlagen besondere Aufmerksamkeit widmen. Denn diese spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des gesamten Prozesses. Die Erfahrung zeigt: Wo eine zweckmäßige und klare Struktur fehlt, ist es selbst bei einem hohen Engagement der Beteiligten für gemeinsame Ziele schwierig, Veränderungsprozesse effizient zu gestalten und zum gewünschten Ergebnis zu führen. Eine besonders wichtige Rolle kommt in diesem Zusammenhang dem Change Management Office (CMO) zu. Seine Aufgabe besteht darin, die Art und Weise des Vorgehens im Rahmen von Veränderungsprozessen zu strukturieren und damit deren Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant zu erhöhen. Zu diesem Zweck wirkt das CMO auf die Etablierung einer Unternehmenskultur hin, die Veränderungen als Normalität und nicht als – möglicherweise als lästig oder unnötig empfundene – Ausnahme in der Entwicklung des Unternehmens ansieht.
Zentrale CMO-Aufgaben: Transparenz herstellen und Akzeptanz erhöhen
Aus gutem Grund gilt das Change Management Office heute unter Change Management-Experten als Herzstück einer erfolgreichen Transformation, denn es trägt wesentlich dazu bei, das Verständnis und die Akzeptanz für Veränderungen im Unternehmen zu stärken, die notwendige Transparenz in Bezug auf die angestrebten Change Prozesse herzustellen, Unterstützung bei der Umsetzung zu geben und dafür notwendiges Wissen zu vermitteln und zu sammeln. Dabei übernimmt das CMO unterschiedliche Rollen. So hilft es beispielsweise Verantwortlichen auf den unterschiedlichen Unternehmensebenen dabei, fundierte Entscheidungen im Sinne der strategischen Ziele zu treffen, die mithilfe der jeweiligen Veränderungen erreicht werden sollen. Eine weitere wichtige CMO-Funktion ist die eines „Anwalts“ des Change Managements bei der obersten Führungsebene des Unternehmens, um dort strategisches Denken im Sinne der angestrebten Veränderungen zu fördern und deren Erfolgswahrscheinlichkeit insgesamt zu erhöhen.
Systematisches Vorgehen in mehreren Schritten
Beim CMO-Aufbau empfiehlt es sich, in mehreren Schritten vorzugehen. Zunächst gilt es, die Ziele und Aufgaben dieser Organisationseinheit sowie die dafür notwendigen Strukturen zu definieren. Letztere sollten sich insbesondere nach der bestehenden Ausgangssituation und nach der Verankerung des CMO innerhalb des Unternehmens richten. Soll dieses sich im Wesentlichen auf die Rolle eines Centers of Excellence mit der Funktion einer unternehmensinternen Beratung und Wissensvermittlung konzentrieren, werden dafür beispielsweise andere personelle Ressourcen erforderlich sein als in Fällen, in denen es selbst die Leitung und Umsetzung von Change Management-Projekten übernimmt. Je nach Unternehmensstruktur und Art der umzusetzenden Veränderungen kommen teils zentrale, teils dezentrale Lösungen in Betracht. Sind die strukturellen Rahmenbedingungen und Aufgaben geklärt, folgen als nächster Schritt die Auswahl derjenigen Change Management-Methoden, die am besten zu dem betreffenden Unternehmen passen, sowie die Entwicklung von Tools und Templates für die Umsetzung der gewählten Methoden. Wo dies möglich ist, sollte dabei – nach einer kritischen Evaluierung – auf Strukturen und Vorgehensweisen zurückgegriffen werden, die innerhalb des Unternehmens bereits anerkannt sind. Dies erhöht die Akzeptanz für die umzusetzenden Veränderungen bei den Beteiligten und trägt zugleich zu einem effizienteren Einsatz von personellen und materiellen Ressourcen bei.
Relevante Stakeholder frühzeitig involvieren
Besonders wichtig ist es, beim CMO-Aufbau schon frühzeitig die Führungskräfte aller involvierten Ebenen sowie weitere bedeutende Stakeholder einzubeziehen und sie für die gemeinsamen Ziele im Rahmen des anstehenden Change Prozesses zu sensibilisieren. Dabei lohnt es sich besonders, den Nutzen der bevorstehenden Veränderungen für die Verantwortungsbereiche der Einzelnen herauszuarbeiten und ihnen eine klare Vorstellung von der Rolle des Change Management Offices innerhalb des Gesamtprozesses zu vermitteln. Zudem ist es unerlässlich, die verschiedenen beteiligten Bereiche innerhalb des Unternehmens mit Blick auf das Change Management zu vernetzen. Dies gilt für operative Bereiche ebenso wie für das Personalressort oder die IT-Abteilung. Flankierend sollte für eine frühzeitige und transparente Information aller betroffenen Beschäftigten gesorgt werden, um diese von Anfang an einzubinden.
Vom theoretischen Wissen zum praktischen Handeln
Erfahrungsgemäß bereitet es häufig gewisse Schwierigkeiten, theoretisches Change Management-Wissen und grundsätzliche Einsichten in konkretes Handeln zu überführen. Hier können CMO-Angebote wie Coachings oder interne Trainings wertvolle Hilfestellung leisten. Entsprechende Angebote sollten jeweils so konzipiert werden, dass sie einen hohen Praxisbezug aufweisen und möglichst konkret auf die Tätigkeitsbereiche derjenigen zugeschnitten sind, an die sie sich richten. Dieses Kriterium ist auch dann zu beachten, wenn dafür auf externe Ressourcen zurückgegriffen wird.
Erfolgreiche Pilotprojekte sorgen für Rückenwind bei Folgeprojekten
Sobald die notwendigen strukturellen und wissensmäßigen Voraussetzungen geschaffen wurden, kann die praktische Umsetzung der geplanten Change Prozesse beginnen. In dieser Phase bestehen zentrale CMO-Aufgaben vor allem darin, zunächst solche Projekte zu identifizieren und zu begleiten, die sich durch eine besonders hohe Wahrnehmung innerhalb der Organisation und zugleich durch eine hohe Erfolgswahrscheinlichkeit auszeichnen. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Pilotprojekte kann wesentliche Impulse für eine möglichst große Akzeptanz von Veränderungen sowohl bei den Beschäftigten als auch bei den Führungskräften und gegebenenfalls bei weiteren wichtigen Stakeholdern auslösen und ihre Bereitschaft zur engagierten Mitwirkung an Folgeprojekten signifikant erhöhen. Auf diese Weise zahlt sich das Implementieren eines Change Management Office nicht nur kurzfristig aus, sondern trägt dazu bei, eine Change Kultur auf Dauer im Unternehmen zu etablieren.
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