What’s new in the New Normal?

Durch die COVID-19-Pandemie hat sich in Deutschland viel verändert. Selten zuvor gab es binnen weniger Wochen ähnlich tiefgreifende Umwälzungen in der Arbeitswelt. Dieser Artikel entstand im Sommer 2020 und beleuchtet eine damalige Rückkehr in ein fragiles „New Normal“. 

Die Gesamtwirtschaft erlebt einen anhaltenden Boom von Tech-Unternehmen wie Amazon und HelloFresh – während traditionelle Unternehmen weiter ums Überleben kämpfen. Im Kleinen sind Hobbykeller und Tischtennisplatten zu Videokonferenzräumen umgestaltet worden oder nahezu professionell ausgestatteten Fernsehstudio-Setups gewichen. Und viele Mitarbeitende stellen fest, dass unterm Strich die gleiche Arbeit bleibt, egal ob Home Office oder Büro.

Auch wenn sich Expert:innen über Erholung oder erneuten Downturn bei steigenden Fallzahlen noch uneinig sind, erleben wir bei unseren Klienten eine akribische Vorbereitung auf den Herbst – und den Versuch der Verstetigung der letzten Monate. Dabei steht HR weiterhin besonders unter Druck, denn sowohl in den Bereichen Organisation und Leadership, aber auch im Kernbereich Personal verändert sich, gemessen an bisherigen Umsetzungsgeschwindigkeiten, viel zu viel auf einmal, um wirklich Schritt halten zu können.

Endlich Agile?

Viele Unternehmen haben in der Krise Anpassungsfähigkeit, Alignment im Top-Team und echten Drive gezeigt. Wo vorher monatelange Change-Kampagnen für eine neue ERP-Lösung oder ein SharePoint Update notwendig waren, ging es plötzlich ganz schnell. Doch mit den Umstellungen sind Vor- und Nachteile verbunden: Durch Home Office haben viele Unternehmen aus ihren Abteilungen kleine, effiziente Digital Factories gemacht – bestehende Silos sind dabei aber erhalten geblieben oder aufgrund wegfallender zufälliger Begegnungen noch verstärkt worden.

Aus Diskussionen mit mehreren unserer Klienten wissen wir, dass Unternehmen bereit sind, in dieser Situation eine Chance zu sehen. Denn es sind gute Grundvoraussetzungen für eine Transformation hin zu agilerer Arbeit gelegt worden. Einerseits fällt die räumliche Barriere weg: Die eigene Abteilung, aber auch der Kollege aus der IT am anderen Standort sind beide genau einen Zoom-Call entfernt. Durch die drastische Reduzierung von Reisezeit (oder Laufwegen) können also auch cross-funktionale Meetings (z.B. Dailies oder monatliche Retros) leichter einen Platz im Kalender finden. Durch cross-funktionale Teams kann dann Austausch über Fachgrenzen hinaus fast automatisch sichergestellt werden.

Auch die Nutzung digitaler Kollaborationstools ist schnell in den Alltag übergegangen. IT-Abteilungen sind hier flexibler geworden und wurden mit mehr Budget ausgestattet, sodass eine Vielzahl brauchbarer Tools bereitstehen und implementiert werden. So kann zum Beispiel über virtuelle Kanban-Boards wie „Trello“ Transparenz darüber geschaffen werden, wer gerade woran arbeitet. Tools wie Miro/Mural oder MS Teams ermöglichen es, ungeachtet räumlicher Distanz effektiv und kollaborativ zusammenzuarbeiten.

Und nicht zuletzt besteht bei den Mitarbeitenden durch die vergangene Disruption eine echte Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Durch ein agiles Enablement können diese Potenziale jetzt viel leichter in eine produktive Zusammenarbeit gelenkt werden. Dabei ist aber klar, dass diese neue Zusammenarbeit keinesfalls automatisch zum Erfolg führt, sondern Arbeit und Unterstützung erfordert.

Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass sich diese Arbeit lohnt. Klienten, die schon vor Corona agiler waren, konnten sich viel leichter an neue Gegebenheiten anpassen. Unsicherheit zu akzeptieren (statt sie „wegplanen“ zu wollen) hilft Mitarbeitenden, bei größeren Veränderungen produktiv zu sein – schließlich funktionieren erlernte agile Prozesse und Methoden weiterhin und müssen keinem hektischen Aktionismus weichen.

Zu viele Themen?

Originäre Personalthemen sind durch die Krise stark in den Fokus gerückt. Insbesondere das Gesundheitsmanagement, vorher meist eher belächelt, hat HR in viele Corona-Task-Forces katapultiert.

Inzwischen steht der HR-Bereich vor einigen weiteren Herausforderungen, wie die Anpassung von Policies zum Thema Home Office oder die Dokumentation von Arbeitszeiten. Zusätzlich müssen schnell neue, digitale Recruitment-, Onboarding- und Trainings-Prozesse her. HR-Abteilungen (und auch die Betriebsräte) tun sich hier mit der benötigten Geschwindigkeit und der schieren Menge der Themen schwer, sodass im Business bisher oftmals pragmatisch gehandelt werden muss.

Kern der Lösung ist hier Kundenorientierung: Business-nahe HR-Abteilungen sind schneller in der Lage, die geforderten Lösungen bereitzustellen und schaffen es durch die Einbindung von Mitarbeitenden aus der Linie, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. In der Vergangenheit eingeübte Employee-Experience-Prozesse helfen hier zusätzlich.

Viele kleinere HR-Abteilungen sind im ersten Moment von dieser Aufgabe allerdings überfordert, gerade wenn Ressourcenmangel schon zuvor ein Problem war. Aber auch hier lohnt es sich, erste Schritte in die richtige Richtung zu gehen, auch wenn die Zeit knapp ist. Mit einer Fokusgruppe von Zielnutzenden zur Diskussion neuer Policies oder Onboarding-Prozesse ist oft schon ein großer Erkenntnisgewinn verbunden. Auch einfache Surveys oder eingebaute Instant-Feedback Mechanismen (z. B. Daumen hoch/Daumen runter als letzte Frage im IT-Tool) helfen dabei, ein besseres Gefühl für Pain Points in der Organisation zu entwickeln. Auf Basis solcher Messungen kann dann deutlich besser entschieden werden, ob zum Beispiel neue Prozesse eine Verbesserung aus Sicht der Mitarbeitenden darstellen.

Nicht zuletzt müssen sich HR-Abteilungen aber auch fragen, was sie strategisch erreichen wollen. Erst mit der Beantwortung dieser Frage kann final priorisiert werden, was die Themen für das nächste Jahr sind. Geht es um Effizienz? Wie und was kann dann zum Beispiel an Kosteneinsparungen bei der Bürofläche erreicht werden? Oder sollen eher Mitarbeitende besser auf die kommenden Monate vorbereitet werden? Was fehlt dann? IT-Ausstattung, Tools, Prozesse?